Toutes les fonctions de NoviOps
Ce qui roule aujourd'hui chez Novitec, regroupé par domaine. Pour le voir en action, ouvrez la démo.
Service desk
Les demandes entrent, sont triées, traitées et fermées au même endroit.
- Billets créés à partir des courriels, réponses rattachées au bon fil
- Boîte de réception pour choisir quels courriels deviennent des billets
- SLA calculé en heures ouvrables, en pause pendant l'attente du client
- Files d'attente, vues sauvegardées, kanban par glisser-déposer
- Tableau de répartition par technicien
- Plusieurs techniciens par billet, escalade, fusion de billets
- Réponses, notes internes et notes de travail visibles au rapport client
- Rapport d'intervention en PDF envoyé au client
- Portail client : billets, réponses et banque d'heures
- Sondage de satisfaction 😊 / 😞 dans le courriel de résolution
- Liens sécurisés à usage unique pour transmettre un mot de passe
- Téléphonie 3CX : qui appelle, journal des appels liés aux billets
- Alertes Datto RMM : le retour en ligne ferme le billet de panne
- Automatisations : déclencheurs, conditions et actions sur les billets
Temps
Le temps se saisit au fil du travail et se vérifie avant d'être facturé.
- Chrono par billet, sans créer de temps en simple consultation
- Temps consigné avec la réponse, la note ou la résolution
- Feuille de temps : journée, semaine, calendrier, équipe
- Types de temps : facturable, inclus au forfait, banque, projet, interne
- Approbation par technicien qui compare la présence au temps saisi
- Arrondi au 15 minutes par billet et par jour, réglable
- Temps sans description signalé avant la facturation
Contrats et banques d'heures
Le contrat décide de ce qui est inclus, de ce qui se facture et de ce qui se débite d'une banque.
- Forfaits MSP, contrats infonuagiques, Microsoft 365, sauvegarde, domaines
- Plusieurs contrats par client, mensuels ou annuels
- Unités récurrentes dont la quantité suit les postes Datto, les licences Microsoft 365 via ITCloud, les agents Huntress et Google Workspace
- Exclusion d'un appareil ou d'une licence, élément par élément
- Prorata quotidien des ajouts et des retraits
- Rabais sur l'ensemble du contrat, indexation annuelle
- Banques d'heures en blocs FIFO, avec expiration
- Relevé de banque mensuel en PDF
- Marge par contrat, coûts fournisseurs compris
- Renouvellements et confirmation en ligne par le client
Facturation
NoviOps décide quoi facturer. QuickBooks Online enregistre les paiements.
- Contrôle avant facturation : produits non refacturés, doublons, écarts
- Factures émises directement dans QuickBooks Online
- Numérotation suivie, protection contre la double émission
- Facturation de plusieurs clients en lot
- Envoi groupé : plusieurs factures d'un client dans un courriel
- Prélèvements : paiement appliqué, reçu joint à l'envoi
- Notes de crédit envoyées par courriel
- Relances d'impayés et état de compte
- Tableau de bord : récurrent, facturé contre encaissé, à recevoir
Ventes et prospection
De la première prise de contact au contrat signé.
- Soumissions avec sections, options et rabais
- Le client choisit ses options et signe en ligne
- Suivi d'ouverture par destinataire
- Vérification des coûts chez les distributeurs
- Prospects, pipeline et opportunités chez les clients actuels
- Analyse de sécurité publique du domaine d'un prospect
- Réseaux sociaux : calendrier, visuels, approbation, publication
- Commissions par représentant
- Documents à signer à partir de gabarits
Actifs
Un registre tenu à jour par les outils de supervision.
- Appareils Datto RMM et serveurs OVH synchronisés chaque jour
- Attribution automatique des postes à la bonne personne
- Licences Microsoft 365 par personne
- Appareils liés aux billets
- Accès distant depuis la fiche de l'appareil
- Documentation client avec mots de passe chiffrés
Achats et inventaire
Acheter au bon prix et savoir ce qui est en stock.
- Bons de commande liés aux soumissions
- Comparaison de prix et de disponibilité Ingram, TD SYNNEX et D&H
- Répartition d'une commande entre plusieurs fournisseurs
- Réception partielle ou complète, ajout à l'inventaire
- Suivi de l'expédition
Administration
Les réglages qu'un MSP doit pouvoir contrôler.
- Permissions page par page et profils (technicien, vendeur, comptabilité…)
- Connexion unique Microsoft
- Centre d'intégrations : toutes les clés au même endroit
- Modèles de courriels modifiables
- Journal des actions sensibles
- Installable sur téléphone et tablette